Guide de planification des événements

La diversité biologique est une responsabilité partagée en matière de conservation et d'intendance de l'environnement. Les événements sur la biodiversité peuvent être conçus pour accroître la sensibilisation des résidants de votre collectivité, leur permettre d'acquérir plus de connaissances et les encourager à participer.

Objectifs

L'objectif fondamental du présent guide pratique est d'encourager et de faciliter la planification, la mise en œuvre et l'évaluation des événements liés à la biodiversité dans les collectivités partout au Canada. Sans égard au type d'événement que planifie votre groupe, ce guide vous permettra de tenir un événement sécuritaire et divertissant pour tous.

Publics cibles

Un événement axé sur la biodiversité peut s'adresser à un groupe d'âge particulier en agissant par l'intermédiaire des groupes communautaires ou des groupes jeunesses, des écoles, des bibliothèques ou des centres communautaires. Il peut également chercher à attirer les résidants d'une ville ou d'une municipalité particulière, peu importe leur âge. À vous de choisir!

Bénévoles et champions de la collectivité

Il se peut que vous ayez à recruter des bénévoles s'il n'y a pas assez de membres dans votre groupe pour entreprendre l'activité que vous avez en tête. Faites participer des individus qui connaissent bien les membres de la collectivité, tels le (la) président(e) d'un organisme local à but non lucratif ou un(e) représentant(e) d'une école locale; cela pourrait constituer la clé de la réussite de votre événement. D'autres sources possibles de bénévoles pourraient inclure des groupes tels que les Scouts, les Guides, les clubs 4–H, les clubs philanthropiques, les églises, les sociétés de conservation, les écoles et les sports, les clubs de pêches ou de randonnée pédestre. Selon votre activité, une séance préalable de formation ou d'information en matière de sécurité sera peut–être requise pour veiller à ce que tout ce passe bien le jour de l'événement.

Dans la mesure du possible, planifiez l'événement de façon à ce que les bénévoles ne travaillent pas plus de deux ou trois heures. Certaines formes de reconnaissance publique pour le bénévoles, telles un pique–nique ou un barbecue pour les remercier du temps et de l'aide qu'ils ont consacré, sont presque toujours appréciées.

Lieux possibles pour l'événement

Vérifiez le site choisi à l'avance :

  • Est–il facilement accessible à tous? Le stationnement y est–il adéquat?
  • Avez–vous la permission du propriétaire foncier?
  • Assurez–vous qu'il n'y a pas de dangers importants et qu'il y a moyen de disposer des déchets que pourrait générer l'événement.
  • Si vous utilisez un endroit en particulier, délimitez–le à l'aide de piquets ou utilisez des points de repères facilement identifiables avant que les gens ne se rassemblent.

Planification du temps

Dans la mesure du possible, assurez–vous d'avoir un peu de souplesse par rapport à la date de votre événement lorsque vous en êtes aux premiers stades de votre planification pour éviter les conflits d'horaire avec d'autres événements tenus par d'autres organisations communautaires.

Budget et financement

Pour vous aider à éviter des dépenses imprévues et faire en sorte que votre groupe se concentre sur les coûts éventuels au début du processus de la planification, dressez un budget simple, même si votre événement vous semble ordinaire. Les catégories de dépenses peuvent inclure les aliments et les boissons, la location d'une salle ou de matériel, les coûts d'impression et de publicité ou les frais de déplacement.

S'adresser à des commanditaires ou à des donateurs potentiels – par exemple des entreprises locales ou des fondations qui octroient des subventions – pour obtenir du financement pourrait constituer une façon de réduire ces coûts. Un grand nombre de planificateurs d'événements organisent aussi des activités communautaires de collecte de fonds, telles des ventes aux enchères thématiques par écrit, la vente d'articles promotionnels ou des tirages de prix.

Activités proposées

Indépendamment du type d'événement que vous organisez, essayez de trouver une façon de puiser votre thème et vos messages de votre collectivité. La diversité d'activités qui pourraient être entreprises pour célébrer la biodiversité est aussi illimitée que votre imagination.

Activités de sensibilisation et d'éducation

  • un kiosque avec des jeux pour les enfants et des articles à distribuer comme des affiches, des cahiers à colorier, des tatouages et des signets;
  • des jeux éducatifs qui portent sur l'identification des espèces de plantes et d'animaux;
  • un bassin contenant des espèces qu'on peut toucher;
  • une présentation à la bibliothèque, à l'école ou au centre communautaire dans laquelle interviennent des cartes, des vidéos, des photos aériennes, des plans des serveurs municipaux ainsi que des parcours de rivières démontrant la corrélation entre votre collectivité et l'environnement naturel élargi;
  • des conférences publiques sur des sujets liés à la biodiversité, présentées par des éducateurs en environnement;
  • un festival local du film à la bibliothèque, à l'école ou au cinéma (communiquez avec l'Office national du film pour obtenir des titres de films à présenter).

Activités engageant la participation du public

  • Jouez au bingo de la biodiversité et réservez les profits aux projets locaux de conservation.
  • Exercez des pressions auprès d'organismes locaux afin de travailler à l'ajout d'un événement sur la biodiversité, déclaré par la municipalité, au calendrier communautaire.
  • Organisez un défilé de la biodiversité en utilisant un large éventail de costumes pour représenter la diversité biologique.
  • Lancez un plan d'action sur l'environnement marin ou terrestre dont l'objectif est notamment de protéger la capacité naturelle des écosystèmes terrestres et aquatiques à absorber les gaz à effet de serre ou d'aider des espèces isolées en améliorant la connectivité entre les habitats fragmentés.
  • Faites la promotion d'un concours d'amateurs, de chansons, d'affiches ou de récits axé sur le thème de conservation régionale.
  • Entreprenez un inventaire des espèces et/ou participez au Great Canadian BioBlitz (grand « bio–blitz » canadien).
  • Surveillez et combattez l'invasion des habitats par la salicaire, la grémille, la moule zébrée, l'agrile du frêne et d'autres plantes et animaux exotiques qui causent des dommages dans les habitats d'espèces sauvages indigènes.
  • Aidez à protéger les habitats aquatiques vulnérables en affichant des panneaux « Déchets interdits » aux abords de terres humides et de rivières, et encouragez les marinas et les ports locaux à être pourvus d'installations d'élimination des déchets accessibles.
  • Organisez une campagne de plantation de graminées de dune : planter des espèces telles que l'ammophile, la sabline à feuilles de serpolet et la gesse maritime sur des dunes de sable réduit l'érosion; il est donc très important de planter ces végétaux afin de conserver les dunes.
  • Organisez une campagne de nettoyage d'un site naturel local peut être une activité divertissante, simple et valorisante. (Assurez–vous d'obtenir la permission de votre municipalité locale afin de nettoyer le site que vous avez identifié. Certains bureaux municipaux vous fourniront même les sacs et les gants nécessaires à l'exécution du nettoyage de votre site.)
  • Faites progresser la campagne de nettoyage d'un pas de plus : adoptez un site en élaborant un plan de protection et de nettoyage à long terme et en assignant des tâches précises à des diverses personnes ou à différents groupes communautaires.
  • Semez des graines de plantes indigènes ou plantez des arbres indigènes afin d'améliorer la qualité de l'habitat.
  • Lancez une campagne pour promouvoir la naturalisation des endroits publics de votre localité.
  • Préparez une boîte de suggestions par laquelle les membres de la collectivité peuvent faire part de leurs préoccupations liées aux questions environnementales et à la biodiversité ainsi que proposer des solutions.
  • Prêchez d'exemple en incitant votre collectivité à participer à des initiatives telles les programmes Attention grenouilles et Opération floraison.


Communication et promotion

Répandez la nouvelle au sujet de votre événement axé sur la biodiversité le plus tôt et le plus largement possible! Une stratégie médiatique ou de communications efficace est essentielle afin d'informer le public et d'attirer les foules qui feront de votre événement une réussite.

  • Faites une liste des ressources médiatiques de votre région – notamment les journaux, les stations de radio, les stations de télévision communautaire et les publications locales telles les bulletins paroissiaux, les journaux scolaires, les bulletins municipaux et les bulletins électroniques d'organismes environnementaux – et distribuez un communiqué de presse à publier ou diffuser à la radio ou à la télévision communautaire quelques semaines avant l'activité. Le communiqué de presse devrait être dactylographié, compter au plus deux pages et contenir tous les renseignements liés à l'activité (date, lieu, heure, commanditaires, nom et numéro de téléphone de la personne–ressource) ainsi que des renseignements généraux.
  • Un jour ou deux avant l'événement, communiquez de nouveau avec les représentants des médias afin de leur confirmer et de leur rappeler l'activité et de les informer de détails particuliers, comme la disponibilité de bénévoles pour des entrevues.
  • Demandez aux représentants élus ou à d'autres dirigeants de votre collectivité de collaborer ou de participer à l'événement. La participation de membres très connus de la collectivité attirera l'attention des médias.
  • En ayant recours à un thème ou à un message constant, les événements pourront être annoncés au moyen de divers médias : ils peuvent être annoncés sur des affiches bien en vue dans les écoles, les centres communautaires, les bibliothèques et les épiceries locales, distribués sur des dépliants publicitaires ou affichés sur la page d'accueil du site Web de votre collectivité.
  • De simples affiches peuvent être utilisées pour indiquer le lieu, la date, et l'heure à laquelle votre événement aura lieu, ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne–ressource.
  • Les stations de radio et les journaux locaux sont généralement réceptifs à des offres d'entrevues en ondes ou à la présentation d'un communiqué présentant les détails de ce qui est prévu pour l'événement.
  • Si votre budget le permet, la distribution à l'avance de petits articles promotionnels, comme des t–shirts, des chapeaux, des sacs en tissu, des tapis de souris, des stylos ou des aimants pour le réfrigérateur, est une excellente façon de sensibiliser et d'intéresser la collectivité à votre activité; ces produits pourraient même servir à la collecte de fonds.

N'oubliez pas aussi de rendre les résultats publics après l'événement!

Précautions

En combinant un peu de bon sens à des mesures de précaution supplémentaires, votre événement sur la biodiversité sera sécuritaire, éducatif, et, bien sûr, très divertissant!

La sécurité de tous les participants et des personnes présentes est essentielle. Selon l'événement, le choix du site doit être fait en fonction de critères tels que la commodité, la sécurité et l'importance sur le plan environnemental. Communiquez avec votre municipalité pour déterminer à qui appartient la propriété et obtenez à l'avance la permission du propriétaire foncier ainsi que tous les permis nécessaires. Selon la nature de votre événement – par exemple, le type de lieux utilisés – il serait peut–être sage de penser aux questions de responsabilité ou d'envisager se procurer une assurance.

Assurez–vous qu'il n'y a pas de dangers importants – par exemple, planifiez votre activité au moment où les niveaux d'eau seront sécuritaires et prévisibles plutôt qu'au moment du ruissellement printanier pendant lequel le niveau des ruisseaux, des rivières et des fleuves peut monter de façon soudaine et dangereuse. Vous devriez éviter toutes les activités qui risquent de causer des dommages à une propriété privée ou à un habitat local fragile. Rappelez aux participants de manipuler les roches et les plantes avec soin pour éviter les dommages causés par le piétinement de la végétation, de laisser de l'espace aux animaux et de les laisser là où ils se trouvent, de prendre uniquement des photos et de laisser l'endroit dans un meilleur état qu'ils ne l'ont trouvé.

Les suggestions suivantes devraient vous aider à faire en sorte que votre journée soit sécuritaire et divertissante pour tous!

  • S'il y a des enfants dans votre groupe de bénévoles, assurez–vous qu'ils sont surveillés de façon adéquate par des adultes.
  • Laissez les animaux de compagnie à la maison.
  • Assurez–vous que les bénévoles sont formés de façon adéquate. Idéalement, les bénévoles devraient détenir un certificat de premiers soins et bien connaître l'activité qu'ils dirigeront. Si des bénévoles sont responsables de groupes de participants, essayez, si possible, de fournir un téléphone cellulaire et une trousse de premiers soins à chacun des groupes.
  • Informez–vous des prévisions météorologiques à l'avance et ajustez votre horaire en conséquence. Par exemple, si les conditions météorologiques sont très chaudes et humides, réduisez le temps passé à l'extérieur afin d'éviter l'épuisement par la chaleur.
  • Dites aux bénévoles d'être prudents lorsqu'ils sont près de l'eau – même si elle paraît calme – pour éviter les fausses lames et les marées montantes; dites–leur également de faire attention lorsqu'ils manipulent des matériaux tels des déchets médicaux, des déchets dangereux, du verre brisé et des objets pointus.
  • Laissez les matériaux naturels tels les plantes et les coquillages à leur place; prévenez l'érosion en vous éloignant des dunes de sable et en ne piétinant pas la végétation; ne perturbez jamais les aires de reproduction, en particulier celles des espèces en péril.
  • Les objets jetés sans précautions (par exemple, des aiguilles, des munitions ou des matériaux dangereux comme des contenants de produits chimiques toxiques) peuvent être très dangereux. Si vous trouvez ce genre de déchets, N'Y TOUCHEZ PAS! Signalez–les plutôt immédiatement à votre police locale, à la Garde côtière canadienne, à Environnement Canada ou à votre ministère provincial de l'environnement.


Liste de contrôle sommaire

Un mois avant l'événement

  • trouvez les personnes clés qui pourront vous aider à planifier votre événement
  • commandez le matériel nécessaire
  • repérez et inspectez le site qui sera utilisé
  • faites une liste des personnes avec lesquelles il faudra communiquer

Deux semaines avant l'événement

  • installez vos affiches pour annoncer votre événement
  • communiquer avec vos bénévoles et invitez–les à participer
  • envoyez des avis et des communiqués de presse aux médias

Une semaine avant l'événement

  • rassemblez les chefs d'équipe pour une séance d'information

Un jour ou deux avant l'événement

  • communiquez avec les médias pour confirmer l'événement
  • assurez–vous d'avoir tout le matériel nécessaire

Le jour de l'événement

  • rassemblez les bénévoles au lieu de rencontre
  • distribuez le matériel nécessaire pour la journée
  • faites des recommandations de sécurité aux bénévoles

Après l'événement

  • assurez–vous que les déchets sont ramassés ou recyclés
  • recueillez les renseignements des participants pour faire un suivi avec les médias et pour les événement futurs
  • convoquez une conférence de presse sur le site de l'événement
  • remerciez les bénévoles de leur participation en organisant un événement communautaire

Détails – Avez–vous…

  • pensé à un message cohérent qui fera la promotion de la biodiversité pendant l'événement?
  • acheté de l'assurance (si nécessaire) et déterminé la responsabilité?
  • déterminé un budget et des allocations de fonds pour des activités particulières?
  • communiqué avec les commanditaires, les donateurs et les fondations possibles pour financer vos activités?
  • communiqué avec le département de planification de votre municipalité pour vous aider à choisir un site ou pour demander des cartes et des photos aériennes afin de créer une affiche?
  • communiqué avec les responsables des sites locaux afin de discuter de l'accessibilité et des coûts?
  • recruté et formé des bénévoles pour diriger les activités?
  • demandé la permission de poser des affiches de sensibilisation?
  • distribué des trousses pour les campagnes de nettoyage avec un livret d'information, des affiches publicitaires, des sacs à ordures et des sacs à recyclage?
  • communiqué avec des entreprises locales de gestion des déchets et de recyclage pour les inviter à participer à une campagne de ramassage en fournissant des boîtes de déchets et de recyclage supplémentaires et en les ramassant et les transportant une fois la campagne terminée?
  • informé les autorités appropriées des activités de votre Journée de la biodiversité et, lorsque nécessaire, pris des dispositions pour qu'une patrouille de sécurité ou que du personnel médical soit présent pendant l'événement?